Business Letter: Penjelasan, Aturan Cara Menulis, Format dan Contoh Text

Diposting pada
Business Letter dapat diartikan sebagai bentuk komunikasi formal tertulis dalam rangka kegiatan bisnis yang dilakukan antara individu dengan individu, individu dengan kelompok / perusahaan atau sebaliknya, dan perusahaan dengan perusahaan.

Meskipun pada era internet seperti sekarang, peran surat dalam sebuah kegiatan bisnis masih dianggap sangat penting.
E-mail belum dapat menggantikan peran surat sepenuhnya, meskipun secara fungsi e-mail memiliki fungsi yang sama dengan sebuah surat.
Salah satu kelebihan penggunaan surat adalah surat masih dianggap memiliki tingkat legalitas yang lebih baik dibanding dengan e-mail.
Surat juga dianggap lebih aman dibandingkan dengan e-mail.
Berbeda dengan e-mail surat lebih aman karena surat tidak mudah untuk dicopy, didelete atau dikirim ulang.
Surat akan lebih cepat dibaca oleh penerima saat surat tersebut setelah diterima sedangkan e-mail kadang bercampur dengan spam sehingga tidak segera dibaca.
Surat juga terasa lebih personal karena terdapat alamat dan orang yang spesifik yang ditulis pada amplop, surat juga menunjukan apresiasi yang lebih baik dari pengirim surat kepada penerima surat karena proses pengiriman surat lebih membutuhkan waktu daripada e-mail. 
Surat memiliki beberapa bagian, masing-masing bagian berisi informasi dari keseluruhan isi pesan dalam surat.
Berikut beberapa contoh bagian surat yang sering digunakan.
 Business Letter adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis Business Letter: Penjelasan, Aturan Cara Menulis, Format dan Contoh Text

Parts of Business Letter


Heading adalah kepala surat. Bagian ini biasanya berisi logo atau nama perusahaan, atau apabila surat ditulis mewakili individu biasanya berisi alamat pengirim surat.

Date Line

Berisi tanggal surat tersebut ditulis.
Saat menulis nama bulan, sebaiknya kita tidak menulisnya dalam bentuk singkatan.

Inside Address

Bagian surat yang berisi alamat penerima surat yang terdiri dari nama penerima, nama perusahaan, nama jalan, kota, provinsi / negara baigan, dan kode pos.
Biasanya ditempatkan pada bagian kiri dari surat dan kita tidak perlu menambahkan tanda baca apapun pada akhir bagian inside address.

Person (optional)

Tulis nama penerima surat secara spesifik tidak hanya sekedar nama jabatan.
Bagian ini biasanya terdapat dalam business letter dan bersifat opsional. Dalam beberapa business letter bagian ini tidak selalu dicantumkan.
Untuk lebih jelas dapat dilihat pada contoh business letter di bawah.


Adalah salam pembuka dalam sebuah surat, kita sebaiknya menuliskan nama belakang penerima surat, kecuali jika penerima tidak memiliki nama belakang.
Akhiri dengan tanda colon / titik dua [:] setelah nama. 
Jangan gunakan comma setelah penulisan salutation untuk surat formal seperti surat bisnis.
Contoh: Dear Mr. Gates:


Body adalah bagian isi surat. Ini merupakan inti dari surat yang berisi tentang informasi atau pesan yang ingin disampaikan kepada penerima surat.
Dalam surat bisnis isi surat harus siimple dan efektif, kita tidak perlu menambahkan informasi yang tidak penting kedalam isi surat.

Complementary Close

Bagian ini adalah bagian penutup dari surat, biasanya berisi salam penutup seperti: Sincerely, Respectfully, Sincerely yours, Best, etc.


Signarure adalah bagian tanda tangan.
Bagian ini juga merupakan tanda dari identitas pengirim sekaligus legalitas dari sebuah surat.
Kita juga dapat menuliskan nama perusahaan tempat kita bekerja dengan menggunakan huruf kapital.


Bagian ini adalah bagian tambahan dari surat yang berisi dokumen-dokumen yang dilampirkan bersama dengan surat.


Biasanya ditulis pada bagian bawah surat, dan ditulis dengan singkatan dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. contoh CC:
Bagian ini berisi infromasi bahwa surat yang diterima juga dicopy dan dikirim kepada orang lain sesuai dengan nama yang tercantum pada bagian ini.
Orang yang menerima copy surat adalah orang yang berhak dan harus mengetahui tentang informasi yang terdapat dalam surat.

Example of Buisness Letter

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk buisness letter perhatikan contoh berikut.

Sample 1

[date line]
August 24, 2012
[inside address]
Melinda Hamilton
Medical Services Division
Health Management Services, Inc.
4333 Edgewood Avenue South
St. Louis Park, MN 55416
Gregg Inc. is interested in upgrading our computer system and would like to talk to one of your marketing representatives to see what would best meet our needs. We will use the following criteria to choose a system:
1. Ability to use our current software and data files.
2. Price, prorated on a three-year expected life.
3. Ability to provide auxiliary services, e.g., controlling inventory of drugs and supplies, monitoring patients’ vital signs, and processing insurance forms more quickly.
4. Freedom from downtime.
McFariane Memorial Hospital has 50 beds for acute care and 75 beds for long-term care. In the next five years, we expect the number of beds to remain the same while outpatient care and emergency room care increase.
Could we meet the first or the third week in September? We are eager to have the new system installed by Christmas if possible. Please call me to schedule an appointment.
[complimentary close]
Gregg M. Lindberg
Chief Executive Officer
Enclosed: System Specifications
Cc: Rene Seaberg

Sample 2

Alexander Kain
455 MeCarran Avenue
Kansas City, MO 64015
[date line]
August 14, 2017
[inside address]
Jerry McKowski
Chairman – Board of Directors
Capital Industries
590 Edison Way
Kansas City, MO 64138
Dear Mr. Jerry
I write to Capital Industries today with a hope of building a new business partnership.
A partnership between our two firms will be able to collectively capitalize on prime opportunities in the cloud computing industry over the next decade. CloudOne has worked well with established, talented firms to spearhead new markets for the past 15 years.
As Chairman and CEO of Century Industries, I am responsible for providing the visionary leadership for our $ 75.5 million technology company offering cloud-based Platform as a Service (PaaS) solutions for the natural gas industry in the Midwest.
Please review a list of CloudOne’s highlights:
* Offering specialized Quality of Service (QoS) Platform using PaaS business model with $ 35 million in total revenue – negotiated $ 50 million partnership with Amazon Web Services.
* Grew CloudOne’s personnel from 50 to 250 and delivered revenue growth from $ 6 million to $ 10.4 million.
* Expanded market share for data access service from 30 percent to 45 percent over two years, increasing profit margins by 40 percent, with higher quality services.
I researched into the background of Capital Industries after our initial discussions about the partnership. With a new market alliance, your engineers and sales teams will be able to get their products to the field 60 percent faster through our technology infrastructure and network of clients.
I look forward to scheduling a meeting at your earliest convenience to discuss details. Please call 479.668.9178 or email me at Thank you for your consideration.
[complimentary close]

Sample 3

32 Bay Sate Road
Boston, MA 02215 – 1903
[date line]
May 17, 2018
[inside address]
Mr. David White
Atria, Inc.
37 Cochituate Place, #113
Framingham, MA 01701
Dear Mr. White:
I will be graduating from MIT in June with a bachelor’s degree in computer science and I am interested in opportunities at Aria.
I have worked as an intern with Loral Infrared and Imaging System for the past two summers in their software engineering department. While there I developed data stream emulation software for the NASA AIRS weather satellite in C on UNIX and Macintosh platforms. At MIT, I worked in the Earth and Planetary Science Department to create a graphic user interfacing system for viewing data sent back by the Magellan space probe orbiting Venus. This experience would be applicable to the creation of the GUI for the up-coming version of Clearcase revision control tools. While I have taken general course work in computer science, I have taken additional courses in media arts, systems design, algorithms, and artificial intelligence.
I would welcome the opportunity to meet with you and discuss my qualifications for working at Atria. I believe my training has given me the skills to make a valuable contribution.
I look forward to hearing from you soon.
[complimentary close]
Chris Markey
Selain mengetahui aturan dalam penulisan business letter serta mengetahui format penulisannya, hal yang paling penting adalah keterampilan kita dalam menggunakan Bahasa Inggris itu sendiri.
Sedangkan apabila kita dihadapkan pada sebuah test yang mengharuskan menjawab pertanyaan berdasarkan text seperti business letter, penguasaan kosa kata akan sangat membantu dalam memahami isi dari sebuah text yang diberikan sehingga kita mampu menjawab pertanyaan berdasarkan text tersebut.
Artikel terkait:

“Semangat menebar manfaat.”